לא משנה אם תעשו אירוע ל10, 20, 100, או 1000 איש – תמיד זה יהיה אותו דבר.
תקראו טוב טוב כל מילה כי אני חושפת לכם פה נקודה שתחסוך לכם הרבה כספים וכאבי ראש…
אתם תעבדו במשך חצי שנה ותכינו אירוע מושקע במיוחד.
תתאמו את כל הגורמים הנדרשים ולא תשכחו שום פרט בדרך לאירוע המושלם:
מקום, אוכל, ציוד, הגברה, תאורה, עיצוב, מיתוג, פרסום, כרטוס, רישום,תגים, תוכניה, תוכן מקצועי
ומה לא…
ואז, יגיע רגע האמת.
הרגע שבו האנשים שלכם, אלה שבשבילם בניתם את האירוע ועליהם חשבתם לאורך כל הדרך, אלה שנתנו לכם את הכוח לעמוד מול כל האתגרים שבדרך, אלה שידעתם שאתם הולכים לתת להם ערך ודאי ולכן המשכתם בכל הכוח ואפילו הוספתם מעל ומעבר, יתחילו להתחלק לקבוצות.
פה נמצא הפאנץ'. בכל אירוע שתעשו יהיו תמיד אותם הקבוצות.
ואתם חייבים לקחת את זה בחשבון כשמתכננים את האירוע.
בואו נסכם את זה כך:
לא כל מי שאמר לכם מראש ש"הוא בטוח יגיע לאירוע", אכן יגיע.
מתוך החשיפה שאליה תגיעו רק 10% אכן ירצו להירשם לאירוע, או אם נדייק ירצו להשתתף באירוע שלכם כי הוא מעניין אותם. שימו לב שאני מדברת כמובן רק בתנאי שהאירוע באמת מעולה ובאמת מותאם לקהל שאליו אתם נחשפים!
לא מסתדר להם התאריך, המחיר, המיקום או כל דבר טכני אחר שלא יאפשר להם להשתתף באירוע.
יופי, הורדתם אותם מהרשימה.
הם מאוד רוצים להשתתף במפגש אבל במקום להגיד לכם את זה הם יבואו אליכם עם הצעה לתת שירות שקשור או לא קשור לאירוע בתמורה לברטר (לרוב פרסום…).
כאן אתם מוזמנים לשקול אם זה מתאים לכם עסקית ולהגיב בהתאם.
הו, הגענו לחלק הכי מרתק. המרצים הם אנשים שאין זה מכבודם להשתתף באירוע שבו הם אינם נואמים או מוזמנים כאורחי כבוד לפחות.
לכן הם יפנו אליכם או שישלחו שליחים שיבהירו לכם שכדאי לכם להכניס אותם כמרצים באירוע.
יודעים למה?
פשוט מאוד, מי שמחפש רק להרצות הוא לא הקהל שלי!
זו הסיבה שאני לא אתן לאנשים כאלה להיכנס לאירוע שלי ולהרוס אותו גם אם ישלמו כפול ממחיר הכרטיס!
ככלל אני אוהבת לקחת נואמים שמרגישים חלק בלתי נפרד מהאירוע ומהקהילה (ולכן אגב, לרוב המרצים משלמים על ההרצאה או לפחות את מחיר הכרטיס שלהם, דמי רצינות שיבהירו לי שהם יהיו לא פחות ממעולים).
אלה האנשים שפשוט ממהרים להזמין כרטיס ולשריין להם מקום באירוע.
לא צריך להגיד שאותם אני הכי אוהבת… 
מתוך קהל הפוטנציאליים (10% מכלל הנחשפים לאירוע שלכם, זוכרים?) :
מדהים, נכון?
), או יותר נכון למכור 100 כרטיסים כי למלא אולם עם אורחים חינמיים זו לא בעיה… אתם צריכים להיחשף ל20,000 איש לפחות.אח, 5% שלי. כמה אני אוהבת אתכם. אתם הקהל שאני בונה עליו ובונה בשבילו את האירועים שלי.
עכשיו אתם מבינים למה האירועים שלנו תמיד סולד אאוט?
פשוט מאוד, עם כזה קהל מובחר ואיכותי שמשתתף, מי לא ירצה להגיע? 
הכותבת: אודיה גואטה, מייסדת קהילת ביזנסט ומומחית בלמלא כנסים וסדנאות עד אפס מקום.
